COPLI事務局業務に係る委託先の募集について(2020/11/6締切)

地域ICT推進協議会(COPLI)は、2020年10月総会を以て組織体制を大幅にリニューアルさせていただく予定です。

事務局業務につきまして、従来はCOPLI会員企業・団体より募集を行い、事務局業務を担う企業・団体の代表が事務局長を担っておりましたが、組織体制の変更に伴い、事務局長を別途選任し、事務局業務を担う企業・団体についても事務局長の所属企業・団体以外からも公募を行うこととなりました。
また、COPLI会員でない企業・団体でも要件を満たせば応募いただくことが可能となっております。

つきましては地域ICT推進協議会の事務局業務を委託できる事業者を募集いたします。

 

【事務局業務公募要領】
1. 地域ICT推進協議会の概要(令和2年度想定)
   会員数:約100会員(個人会員、法人会員、特別会員)
   総 会:年1回5月に開催
   幹事会:会長、副会長の承認を得て事務局長が招集
   委員会:将来構想(視察・セミナー・総会)
       IT地域連携(プログラミング教室・就職フェア・インターンシップ・ビジネスマッチング)
       まちづくり推進(提言)
   プロジェクト:将来検討プロジェクト

 

2. 事務局業務の内容
(1) 会員情報の管理に関すること
    1  入退会の受付および入退会に関する事務処理
    2  会員情報の変更の受付および変更に関する事務処理
    3  年1回の会員情報の更新の連絡・受付、更新に関する事務処理
(2) 連絡調整・庶務事務に関すること
    1  セミナー・交流会・総会等の事業に関する受付業務

     (参加申し込みの受付や参加者名簿の作成・整理、当日の受付業務など)
    2  幹事会や委員会、プロジェクト等の開催に関する連絡調整
    3  会員に対する連絡、または会員からの連絡への対応
(3) 協議会の会計補助業務に関すること
    1  会費の請求、入金状況の把握および督促に関する事務処理
    2  協議会の事業および運営に伴う経費の支出、精算に関する事務処理
    3  会計報告書等、関係書類の作成
(4) 協議会の広報・情報発信に関すること
    1  COPLI会員・非会員から発信する情報の原稿を編集・校正、

      メールマガジン、ホームページへの掲載を通じての情報発信等
    2  ホームページの内容更新、不具合が生じた場合の対応
    3  各メーリングリストの管理(登録・更新・削除等)
(5) 幹事会および事務局会議に関する補助業務
    1  幹事会への出欠確認と参加等(開催場所は多くの幹事が参加しやすい場所とする)
    2  幹事会の次第作成、開催、記録、議事要旨の作成、web掲載等
(6)その他、協議会の活動に関することで、幹事会が指示する業務

 

 ※2019年度業務実績目安は下記をご参照ください。

  COPLI事務局業務リストおよび所要時間目安

 

3.委託料

 上限120,000円(税抜)/月額

 

4.契約期間

 初年度:2020年12月1日~2021年5月31日(総会開催月末)

 2年目:2021年  6月1日~2022年5月31日

 

5. 応募要件
(1) 事務局業務を行うに当たり、職員2人以上をCOPLIの事務担当とできる者であること。
(2) 原則2年間(年度)継続して事務局業務を行うことをできる者であること
(3) 経営の状況又は信用度が極度に悪化していないと認められる者であり、適正な契約の履行が確保される者であること
(4) ホームページの掲載やメール送信を行う、独自ドメインのサーバーを自ら調達できる者であること

 

5.手続き等
  (1)問合せ先:現COPLI事務局
      E-mail:jimu@copli.jp
  (2)申し込み方法
      期限:2020年11月6日(金) 17時必着
      方法:COPLI公式サイトより応募

  (3)選考の流れ

    ①COPLI事務局より面談日のご案内(メール)

    ②面談および詳細についてのご説明、質疑応答

    ③応募団体より事務局へ受託費についての見積書提出

    ④役員による選考の後、合否に関わらず結果をご連絡

    ⑤2020年12月1日までに契約締結完了

 

6.  参考
  活動内容につきましてはWEBサイト(https://copli.jp/)をご参照ください。